一.安排訂艙

客戶告知起運港、目的港、 柜型和柜子的數量、貨物種類、指定船公司、重量（有些船公司超過了18噸就要收超重費）、出貨的日期。

物流巴士進行報價。確定出貨前，最好要說明所有的費用細則。

2、將booking等資料填好交給物流巴士，我司用booking拿去船公司訂艙，訂艙確認后船公司發蓋章的SO，一般訂艙第二天就可以拿到SO。如果客戶要求申請14天免堆期，要在 booking上注明，有做信用證的最好也把信用證也發貨代一份。

3、收到SO要核對一下柜型和柜數是否正確，發SO給拖車行，拖車行憑SO到碼頭打提柜單提柜，打單后會產生柜號和封條號，提前一天和拖車行預約好并說明裝柜 時間、柜型、數量、報關行、裝柜地址、工廠聯系人及電話。（SO主要內容有：起運港、目的港、船名、航次、柜型、截關時間closing time、截提單補料日期cut off date、開船時間，且每張有唯一號碼，SO上的截關日期必須是在做柜日期后）。

4、 如果客戶是做FOB條款，通常客戶會指定貨代或船公司。一般客戶的貨代會主動聯系我們，在出貨前一周向貨代要booking的標準格式，填好 booking后向船公司訂艙。FOB的碼頭費用要事先和指定貨代確認好，以免貨代把不必要的費用轉嫁給發貨人。如果我們只做EXW，客戶的貨代會預先要求我們把產品的裝箱單發給他，這個裝箱單只是為了說明貨物的信息方便貨代研究運輸方案，品名最好附上中文。

二.裝柜（開船前4-5天）

1、裝貨前，要最后一次和倉管確認貨物已全部備齊，貨物擺放位置，產品的數量是否準確。如果客戶或者第三方檢驗公司要來監裝，必須事先預約好，盡量讓監裝人員在柜子來之前趕到。（在監裝人員沒有來到現場前，一般是不可以開始裝柜，或者可以先裝一小部分）。

2、要求拖車公司提柜時候一定要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方，并要求發一份資料給到跟單聯系人，注明單號，柜號，車牌號，司機及聯系電話。

3、出貨前一天通知倉庫管理員，有幾個柜子，什么時間來裝什么貨物，安排人手裝柜，預算裝柜的時間，了解的貨物的體積、尺寸和性質，擬定裝柜方案，列出裝柜清單。（注意：計算裝柜方案時要考慮貨柜的平衡（重量要平均），柜尾最好擺放海關易通過的貨物）。

4、聯系貨代和貨柜司機，問貨柜什么時候到廠，到廠后，先核對貨代發來的拖車車牌號、柜號以及封號，復印司機身份證。

5、裝柜全程要照相：車牌柜號-空柜開柜-開始裝貨-貨物裝到一半-裝柜完畢-封條-封柜（開門-半開-關門）。拍照是出貨的最好證明，為了避免后期貨物到港，客戶投訴貨物缺失或者損壞，最好每裝一個種類的產品都拍照，證明貨物是完好的。

6、拍照的同時，還需要由倉管或者專門的記錄員，記錄在貨柜的什么位置，裝了哪些貨物，貨物的實際裝柜數量、包裝數，同時也要記錄車牌號、柜號、封條號。（這 些數據用于填寫報關裝箱單）。有時候，海關查柜要知道貨柜靠門的位置放了什么貨物，所以最后放了什么東西要特別留意。

7、裝完柜子，跟單員確定封條已經封緊柜子。倉管同業務員確認柜子是否可以離廠，還是說要等客戶打款。

8、將裝柜照片進行整理，命名，作為裝柜資料發給業務員，業務員發給客戶查看。

9、還柜到碼頭，取得重柜紙，更新貨物實際的過磅重量和體積，交報關行。

10、工廠有任何出貨都要寫出貨單，寫明貨物的明細，并讓司機簽名。

三.海運單據:

1、補料：貨柜裝船后，柜子由報關行報關后 ，按時交放行條給船公司，船公司就會被安 排配船，出提單（bill of loading)。配船 前，跟單做好SI（補料資料Shipping Instru ction）發給貨代的配船負責人，因為第一次 的BOOKING上面的內容只是大概，所以要 提供補料確認最后提單上的詳細內容，SI上 著重要確認的是收貨人的信息，且貨物信息 要求同裝箱單的一致。補料之后貨代會發來 一份補料COPY件，用于確認提單的顯示信息。

另外一種為一次性補料，即要求配船的補料資料就是客戶提單顯示信息，之后如果客戶信息要求修改，需要收取改單費用。

2、對單：貨物上船后，船公司會給到貨代一 份真正由船公司出示的，有提單號及船公司 名稱的提單COPY件確認提單信息。貨代把cop y件發給出貨人，出貨人首先要自己核對信息 ，同時發email給國外客戶確認提單信息無誤 后，讓船公司開出正本提單安排寄出至我司 （一般船開2天后，就會出正本提單）。除了 確認收貨人的信息，同時也要客戶確認通知 方、貨物描述、金額，這些信息都會影響到 客戶的清關，不同國家不同港口的客戶會有 不同的要求。

注：由于時差問題，有時候無法當天即刻聯系到國外客戶，在booking前就已經要問到客人的詳細consignee information，包含公司名、地址、聯系人、電話號碼，注意公司名一定是直接收貨人，有時候客人請了其他清關代理去收貨清關，這時候填寫客戶自己 的公司名無效；電話號碼要確保正確無誤，可以打通，船公司會預先打電話確認號碼是否真實存在。為了確保可以隨時聯系上客人，最好有客戶的手機號或者聊天方 式。

3、開debit note：船公司經由貨代發來debit note，出貨人付運費到指定賬戶（運費都是一美金結算，事先和船公司談好匯率），或者直接讓國外客戶付款，船公司收到款后，放正本提單。

4、運輸文件：除了正本提單，客人也需要最基本的PI、CI、PL原件作為進口清關單據，CI和提單上面的客戶信息要一致，制作商業發票前，要問客 人對發票的內容是否有什么要求，特別是品名描述和金額，是否需要翻譯成其他語言，是否需要其他單據如原產地證；裝箱單要以實際裝貨數量為準，所有海運單據 先email發電子版給客人確認，再打印出來蓋章簽字快遞寄給客戶。總之，PI、CI、PL、BL的所有相關信息要單單一致！

5、寄單：業務員要問先到客人的詳細寄單地址（有時候客人的寄單地址不一定是他們的公司地址），同時也可以問問客人要求寄哪個快遞公司，寄單的時候 把快遞單和單據拍照發給客人，證明我們已經將單據寄出，并把快遞單號發給客人，方便客人查詢快遞進度。同時，把所有單據的電子版發email給客人留底。 過一段時間，要問客人是否收到快遞的單據。

6、開船后，發shipping advice給客人，告訴客人船名、航期、ETD和ETA等。業務員可以在船公司的網站上面查詢柜子的運輸情況，柜子快到港時，要提前提醒客人做好提柜和 清關的準備。業務員可以提前讓貨代查詢客人目的港的費用，一般包括船公司費用、關稅和清關費用，提前告知客人，讓客人有所準備。